Créé en 1944 par TFN, Atalian est un acteur de référence dans le secteur du Facility management. Propreté, sécurité, accueil, gestion des espaces verts : il réalise 3 milliards de chiffre d’affaires dans une trentaine de pays, en Europe, Amérique, Asie et Afrique. En 2018, le Pôle transport du groupe Atalian, plus particulièrement USP Nettoyage, a fait appel à Wizaplace afin de réorganiser la gestion de ses achats et de concevoir une plateforme d’e-procurement. Daniel Hémon, Directeur d’Agence en charge du projet, revient pour nous sur sa mise en place.
Comment est né le projet de plateforme d’e-procurement pour gérer les achats du Pôle transport d’Atalian ?
Daniel Hémon : Le pôle Transport du groupe Atalian est composé de plusieurs entités qui gèrent les prestations de nettoyage et de services auprès de grands acteurs du transport comme SNCF, RATP et Aéroports de Paris. On s’est aperçu que chacune d’entre elles, dont USP Nettoyage, fonctionnait en autonomie et avait ses propres process achats et fournisseurs. Avec Yannick Chaigneau, Directeur des opérations du groupe, il nous a semblé opportun d’organiser et de rationaliser ces achats. Nous avons donc réalisé un travail d’audit et de recherche pour comprendre comment réorganiser les achats du pôle.
Pourquoi avoir opté pour le modèle marketplace ?
DH : En fait, j’ai d’abord pensé à Amazon. Sur ce site, on peut très facilement commander et payer en une fois des produits de vendeurs différents. Et c’est exactement ce mode fonctionnement que nous recherchions pour fluidifier nos achats. A l’époque, si on achetait 5 produits auprès de 5 fournisseurs, nous devions réaliser 5 commandes papier. Ça demandait beaucoup de temps ! A la différence d’Amazon, nous souhaitions une plateforme fermée où seuls les acheteurs (exploitants) et les fournisseurs autorisés pourraient acheter ou vendre. C’est comme ça que j’en suis venu à rechercher une solution de marketplace et à rencontrer plusieurs éditeurs, dont Wizaplace. Lors de la démonstration, on m’a mis en situation. J’ai pu jouer le rôle d’administrateur, de vendeur et d’acheteur ce qui m’a permis de bien comprendre le fonctionnement et la simplicité d’utilisation de Wizaplace. Le dynamisme et l’intuitivité de la plateforme m’ont convaincu.
Comment s’est déroulée l’intégration de votre plateforme en interne ?
DH : Wizaplace étant très intuitif, tout s’est bien déroulé. J’ai formé 3 de mes collègues en qualité d’administrateurs. Nos profils complémentaires permettent de nous répartir les tâches d’administration de la plateforme. Depuis le mois de mars, j’ai également réalisé des formations d’une demie journée à 50 marchands et 120 acheteurs.
Vos fournisseurs ont-ils bien accueilli la marketplace ?
DH : Au début, nos fournisseurs étaient plutôt inquiets. Ils craignaient de perdre la main sur leur métier et se demandaient le temps qu’ils devraient consacrer à la plateforme. Mais la formation les a vite rassurés ! Ils ont découvert que l’outil était performant et intuitif, et qu’il était très simple d’intégrer un catalogue de produits. J’ai intégré un catalogue de 4 000 produits en 5 minutes devant leurs yeux ébahis ! Les marchands sont ensuite très vite rentrés dans le jeu. Ils savent que les achats ne passent que par la plateforme et qu’ils sont nos fournisseurs attitrés. Ils ont gagné en visibilité et rencontré des clients qu’ils n’auraient jamais eu en face d’eux. Sans oublier qu’ils ont la main sur leurs offres et sont libres de mettre en place ou non des promotions sur leurs produits.
Pouvez-vous évoquer la prise en main de ce nouvel outil par les acheteurs ?
DH : Les utilisateurs sont très contents de notre nouvel outil d’achats. C’était un gros changement. Avant, ils pouvaient acheter où ils le souhaitaient. La marketplace est venue organiser et cadrer les achats. Afin de garder le lien après la formation, j’ai mis en place une lettre d’informations pour les fournisseurs et pour les acheteurs. Elle permet de rappeler les modalités d’utilisation de la plateforme, de prendre connaissance des évolutions et leur rappelle l’intérêt de certaines fonctionnalités. Cette ressource est accessible depuis le front office de la marketplace.
Quels ont été les effets observés depuis la mise en place de cette plateforme d’e-procurement ?
DH : Depuis la mise en place de la marketplace, nous avons une meilleure traçabilité de nos achats. Je parlerai même d’une traçabilité sans faille ! Nous savons qui a fait l’achat et quand il a été fait. La plateforme nous a également permis de gagner du temps. Les acheteurs peuvent retrouver très facilement les informations liées aux achats, notamment les FDS (Fiche de données de sécurité) et FTS (Fiche technique de sécurité) des produits. L’autre point positif, c’est que la mise en concurrence directe des fournisseurs a permis de faire baisser les prix des produits. Par exemple, une chaussure qui coutait 16,95€ en septembre est aujourd’hui proposée à 12,95€ sur la plateforme.
D’après vous, qu’est-ce qui a changé dans le pilotage des achats du pôle transport ?
DH : Chaque achat est validé, ce qui nous permet de maîtriser tout ce qui est commandé. Nous avons une meilleure visibilité sur les achats réalisés par les entités du pôle. Avec la consolidation des données dans la marketplace, nous réalisons des reporting qui nous permettent de suivre les achats dans le temps. Nous avons également amélioré la gestion des marchands.
Envisagez-vous des évolutions sur la plateforme ?
DH : La marketplace est une façon très novatrice de gérer les achats en entreprise ! Nous en sommes convaincus et souhaitons aujourd’hui aller plus loin. On réfléchit à plusieurs projets comme l’intégration automatique des factures de la marketplace dans notre système comptable. De cette façon, le paiement du fournisseur pourrait être réalisé automatiquement, à partir du moment où le marchand aurait validé la commande et le client confirmé sa bonne exécution. On pense également mettre en place un système de blocage de commandes, selon le budget accordé aux agences.
