La gestion des achats et la facturation sont dématérialisées de longue date. L’e-procurement est la référence pour l’approvisionnement des entreprises, comme en atteste le marché des solutions d’e-procurement qui devrait peser 20 milliards de dollars d’ici à 2020, soit 100 fois plus qu’il y a 20 ans. Dans ce paysage, le modèle marketplace se distingue. Il propose une plateforme unique pour centraliser ses achats et documents comptables : une réponse aux problématiques de gestion des paiements et des factures des solutions « traditionnelles » d’approvisionnement en ligne.
Modes de paiement et gestion des factures des achats indirects : le casse-tête de la comptabilité
Bien que l’e-procurement soit synonyme de simplification des transactions, de maîtrise des achats, de contrôle des coûts et de gain de temps, il reste très complexe à gérer pour les services comptables. En effet, les achats indirects sont variés et concernent aussi bien les fournitures de bureau, les meubles, que les prestations de services (entretien, sécurité, service d’un peintre, d’un traducteur ou encore d’un avocat), ce qui suppose de nombreux fournisseurs.
Ainsi la comptabilité doit se soumettre à un exercice acrobatique de haut vol : le paiement est effectué sur autant de plateformes que de fournisseurs référencés, ce qui donne lieu à un traitement de multiples factures pour l’ensemble des achats. De plus chaque fournisseur doit souvent être créé un par un dans l’ERP, et ce, même en cas de commande unique. Le processus reste donc lourd, coûteux, et la perte de temps avérée.
Dans un contexte économique volatile ou l’économie se digitalise toujours plus et les besoins des acheteurs se complexifient, les entreprises recherchent à automatiser voire industrialiser au maximum leur relation aux fournisseurs. Ceci dans le but de simplifier d’une part les achats et les tâches comptables qui en découlent, et de gagner d’autre part en productivité, en évitant de perdre du temps. Une démarche qui suppose la définition précise de processus standardisés tout en restant souple pour pouvoir répondre à des cas exceptionnels. A ce titre, la marketplace apparaît comme l’outil idéal pour y parvenir.
Les modes de paiement applicables sur votre marketplace d’e-procurement
Avant la mise en place d’une plateforme d’e-procurement, il est essentiel de se poser les bonnes questions : Qui commande ? Qui valide la commande ? Qui paye la commande validée ? La première étape consiste donc en la définition des workflows de validation de commande et de paiement, propres à chaque organisation et même à chaque entité d’un groupe, si nécessaire. Les modes de règlement proposés sur la marketplace se décident également à ce moment-là. Ils se matérialisent sous 3 formes distinctes :
L’encaissement direct
Historiquement, les marketplaces opèrent le paiement direct géré en ligne, par carte bancaire, virement ou prélèvement. Suit l’ordre de commande au vendeur, une fois le paiement sécurisé.
Sur une marketplace d’e-procurement, le règlement peut s’effectué de cette manière, similaire à celui d’un e-commerce : le paiement est alors réalisé par carte bancaire, virement ou prélèvement bancaire après validation du panier. Peu utilisé en B2B, ce mode de paiement comptant peut, par exemple, remplacer une partie des achats effectués en note de frais, qui sont une source de perte de contrôle.
Le paiement à échéance sur la marketplace d’e-procurement
Autre mode de paiement applicable sur une plateforme d’e-procurement : le paiement à échéance. A l’inverse du paiement direct, les fonds ne sont pas récupérés par les vendeurs en temps réel. Le règlement s’effectue par prélèvement direct ultérieur. La marketplace permet de mettre en place un cadencement des règlements adapté, de manière à ce que le vendeur réceptionne l’ordre de commande même si le paiement n’est pas encore effectif.
Cas du paiement hors ligne : comment le gérer sur sa plateforme d’e-procurement ?
Certains fournisseurs peuvent proposer aux acheteurs de payer hors ligne. Généralement, le paiement hors ligne correspond à un règlement à réception de facture, par virement ou chèque. La marketplace gère ce type de règlement en émettant une facture au bon service et au bon moment. L’information est alors centralisée, la comptabilité est simplifiée et le reporting complet.
La gestion de la facturation sur votre marketplace achats
Selon le nombre et la fréquence des commandes effectuées ainsi que le nombre de fournisseurs référencés et sollicités, la plateforme d’e-procurement propose le type de facturation adapté. On en distingue trois principaux :
Facturation par commande fournisseur
Lorsque vous passez une commande auprès de plusieurs fournisseurs, le principe est simple : vous recevez une facture par commande par fournisseur. Cela signifie que pour une période donnée, en général un mois, si vous commandez plusieurs fois des biens ou services à un même fournisseur, vous recevrez autant de factures que de commandes passées.
Ce mode de facturation est le modèle le plus fréquemment utilisé sur les plateformes d’e-procurement, mais il peut être optimisé comme vous allez le voir.
Facturation regroupée par fournisseur sur une période donnée
Un autre principe de facturation consiste à réunir les commandes passées auprès d’un même fournisseur sur une période donnée, équivalent la plupart du temps à un mois, sur une seule et même facture. La marketplace n’émet alors qu’une seule facture pour toutes les commandes réalisées auprès du fournisseur. Ce mode de facturation est particulièrement adapté lorsqu’un nombre de commande élevé est effectué auprès d’un nombre de fournisseurs plus restreint. Par exemple une cinquantaine de commandes mensuelles à un seul fournisseur.
Regroupement des fournisseurs dans une facture unique
Dans le cas de ce mode de facturation, tous les fournisseurs présents sur la plateforme d’e-procurement sont regroupés dans une seule facture par commande, via un interlocuteur unique qui est un commissionnaire. Ce modèle est particulièrement adapté aux entreprises qui référencent un nombre important de fournisseurs auprès desquels elles passent peu de commandes voire une seule commande. Ces « petits » fournisseurs sont donc regroupés en une seule facture par commande. Le système présente la souplesse nécessaire pour permettre à l’entreprise de gérer ses principaux fournisseurs en dehors du regroupement et émettre des factures spécifiques.
Enfin, il est aussi tout à fait possible d’appliquer un modèle hybride de facturation sur la marketplace d’achats ; c’est-à-dire une facturation unique sur une période donnée pour l’ensemble des commandes. La gestion de la facturation des achats hors production est alors simplifiée à son maximum.
Aujourd’hui, la gestion des paiements et de la facturation sur une plateforme d’e-procurement s’inscrit dans la lignée des nombreux bénéfices qu’offre ce mode d’achat en ligne pour les entreprises. La technologie et la souplesse de la marketplace d’e-procurement suppriment les lourdeurs de saisie, et permettent de gagner en temps et par conséquent en productivité. Pour les services achats et comptables des entreprises, une chose est certaine : il y a eu un avant marketplace. Ce type de plateforme pourrait bien devenir la référence en matière d’e-procurement !
