L’e-procurement ou approvisionnement en ligne, est devenu un des principaux canaux pour les achats indirects des entreprises. Il répond aux enjeux de temps et de rentabilité : réduction des coûts administratifs liés aux achats, contrôle des dépenses et des stocks, simplification du sourcing… Aujourd’hui, le modèle marketplace s’impose comme une solution innovante pour gérer ses achats hors production. Il offre, entre autres, l’avantage d’un catalogue et d’un réseau de vendeurs centralisés. Et si votre solution d’e-procurement prenait la forme d’une place de marché ? Voici sept raisons pour lesquelles vous avez tout intérêt à créer votre propre marketplace pour gérer vos achats de produits ou commandes de services.

1. Digitaliser les processus achats de votre entreprise

Catalogues papier, appels téléphoniques ou encore rendez-vous in situ, sont des procédés coûteux qui ne répondent plus aux standards d’achats actuels. Si vos fournisseurs sont de plus en plus digitalisés, installer un extranet référençant les catalogues de ces derniers oblige le responsable des achats à parcourir chaque site web, un par un. A l’extrême inverse, constituer son propre catalogue à partir des offres fournisseurs peut également s’avérer être un véritable casse-tête, tant dans sa création que dans sa mise à jour.

La digitalisation de vos processus d’achat doit être synonyme de facilité, de fluidité et de rapidité. Adopter le modèle marketplace comme solution d’e-procurement a l’avantage de pouvoir répondre à ces contraintes : il est évolutif, connecté aux outils de gestion de l’entreprise, s’appuie sur le workflow utilisateurs et ne nécessite ni mise à jour du catalogue par vos soins ou ni allers-retours entre les différentes offres fournisseurs.

La transformation numérique d’une entreprise ne passe pas uniquement par la digitalisation du marketing et de ses canaux de vente. Elle tient aussi à sa capacité à transformer les processus internes et à développer l’usage du numérique, à travers la digitalisation de l’ensemble des outils du groupe.

2. Gagner un temps considérable avec sa marketplace d’e-procurement

Loin de l’expérience shopping du client particulier, malgré des pratiques et des exigences similaires, les professionnels ont peu de temps à consacrer aux achats du quotidien, comme la commande de nouvelles ramettes de papiers ou la recherche d’une société de livraison. Ils doivent les rationaliser.

Gérer ses achats indirects via sa propre marketplace le permet puisque tout est centralisé sur une seule plateforme : les informations sur les fournisseurs référencés, leurs offres de produits et services, la partie comptable ainsi que les aspects financiers. Comparer les produits et acheter est plus simple qu’en passant par n’importe quel autre système. Les phases d’achat et de paiement sont ainsi centralisés et plus rapides ! Les fournisseurs de leurs côtés sont directement avertis des commandes réalisées et peuvent les traiter plus rapidement. Avec une marketplace d’e-procurement, la maxime « Le temps c’est de l’argent » prend ainsi tout son sens, pour les acheteurs comme pour les vendeurs !

3. Offrir une meilleure expérience d’achats à vos collaborateurs

Lorsque les collaborateurs gèrent eux-mêmes leurs achats, l’utilisation d’une marketplace leur permet de calquer leurs habitudes B2C sur leur expérience B2B, contribuant à la rendre plus agréable, plus simple et surtout plus efficace. Réaliser leurs achats sur votre marketplace d’e-procurement leurs permet non seulement de visualiser les produits souhaités, comme sur tous sites e-commerce, de connaître leurs caractéristiques, mais aussi commander à tout moment de la journée, 24h/7j.

Si d’autres outils d’e-procurement puissants existent aujourd’hui, ils sont davantage orientés vers les besoins complexes des appels d’offres, des processus de négociation pour les achats stratégiques ou les achats de production. Dans la plupart des cas, ces solutions nécessitent même une formation de l’ensemble des acheteurs pour être utilisés à leur potentiel maximum.

Mais vos achats non stratégiques comme l’achat de produits – des fournitures de bureau ou du mobilier – ou la commande de prestation de services – traducteur pour vos brochures commerciales, peintre pour de petits travaux – nécessitent-ils autant de complexité ? La marketplace offre une solution plus simple à ces achats du quotidien. L’expérience d’achat y est la même que celle proposée sur un site comme Amazon Business. L’outil est simple à prendre en main et ne demande pas de former vos collaborateurs.

Terminés les portails fournisseurs complexes, difficiles à prendre en main et nécessitant même parfois une formation de l’ensemble des acheteurs. Place à une interface simple et ergonomique, à l’image des meilleurs sites e-commerce !

4. Faciliter la gestion de vos fournisseurs grâce à sa marketplace d’achats

Imaginez référencer plus de 5 000 fournisseurs, un par un, dans votre ERP à raison parfois d’un coût de plusieurs centaines d’euros par fournisseur créé, parfois pour une unique commande dans l’année. Les commandes passées à certains d’entre eux ne dépasseront peut-être jamais le montant investi à leur création… Est-il nécessaire de faire les comptes en termes d’heures, de coût, voire de rentabilité ?

Il va sans dire que le recours à une marketplace dédiée est plus simple, plus rapide et beaucoup moins coûteux : les fournisseurs intègrent eux-mêmes leur catalogue de produits et leurs offres de services à la plateforme. Ils peuvent intégrer de nouvelles références quand ils le souhaitent. Le sourcing est donc accéléré pour l’acheteur et le référencement plus facile pour les fournisseurs. Maîtriser les fournisseurs et leurs offres devient plus simple que sur des sites externes, à l’image d’Amazon Business, qui adoptent des stratégies de référencement fournisseurs bien souvent éloignées des priorités de l’entreprise (recherche de fournisseur local, efforts RSE…) et en oubliant les prestataires de services. Tout le monde y gagne d’autant que les informations sont entièrement dématérialisées. Plus de bon de commande, de livraison ou de factures au format papier…

En supprimant les lourdeurs administratives, en réduisant le temps et les coûts liés à la fonction achats, la relation avec les fournisseurs s’en trouve grandement améliorée !

5. Bénéficier de meilleurs prix de la part de vos fournisseurs

Sur une marketplace d’e-procurement, l’acheteur peut afficher en simultané les prix de tous les fournisseurs pour une même offre. La comparaison est ainsi simplifiée. On assiste à une réelle mise en concurrence des fournisseurs.

La transparence sur les prix renforçant la compétitivité, vous pouvez choisir d’aller plus loin et rendre les prix publics sur votre marketplace. Ainsi, vos fournisseurs prennent connaissance des tarifs proposés par leurs concurrents. Ils sont alors en mesure d’ajuster leurs offres – prix, volume, service additionnel – pour les rendre plus compétitifs. De cette façon, la marketplace devient un véritable outil de régulation des prix et permet à l’acheteur de bénéficier du meilleur tarif.

Cette situation s’est rapidement vérifiée chez un de nos clients, entreprise française leader de la sous-traitance de services de nettoyage. Après la création de sa plateforme d’e-procurement et l’affichage des prix aux fournisseurs, les prix proposés par ces derniers ont largement diminué (jusqu’à 20% de moins constaté sur des produits récurrents). Un ROI instantané pour leur plateforme d’e-procurement !

6. Mieux contrôler vos achats d’entreprise avec votre propre place de marché

Réunir vos fournisseurs sur une seule plateforme a également pour effet de centraliser le paiement. Tous les achats indirects passent ainsi par la plateforme, ce qui offre davantage de contrôle sur les achats. L’historique des transactions étant centralisé sur une plateforme unique, leur suivi est ainsi plus aisé et les pièces comptables regroupées. Par conséquent la traçabilité est améliorée et les volumes d’achat mieux contrôlés.

D’autre part, l’utilisation d’une marketplace réduit de manière générale le nombre d’intermédiaires. Elle offre la possibilité d’acheter en direct en bénéficiant d’un système de paiement sécurisé.

De même, à l’image des sites e-commerce traditionnels, le modèle marketplace propose une notation et des avis clients sur les produits ou services dont la qualité peut varier selon leur provenance. Une fonctionnalité qui permet à l’acheteur, en comparant les différentes offres pour un même produit, d’établir une sélection plus rigoureuse du fournisseur selon l’article recherché. Vos achats d’entreprise sont ainsi mieux optimisés !

7. Réduire le nombre de fournisseurs

La marketplace offre la possibilité de référencer autant d’offres de produits ou services fournisseurs que vous le souhaitez. Mais grâce à l’historisation et la centralisation sur cette seule et unique plateforme, les acheteurs consommeront davantage de produits et prestations auprès de fournisseurs existants, validés, réduisant de facto le nombre de fournisseurs à créer dans votre ERP.

Pour aller plus loin, Wizaplace a mis au point un nouveau modèle permettant également de limiter le nombre de fournisseurs avec le régime du mandataire transparent. Le fonctionnement est simple : les fournisseurs ne facturent plus l’entreprise, c’est la marketplace qui émet alors les factures sans transfert de propriété de marchandise, le SAV restant donc en direct. Les effets “magiques” sont multiples. En plus de réunir les multiples fournisseurs sur un compte fournisseur central, les factures sont alors regroupées pour en limiter le nombre ! Si un fournisseur devient important et mérite son compte fournisseur dédié, rien n’empêche de l’incorporer en direct.

Regroupement de factures, limitation du nombre de fournisseurs, un bonheur pour les services comptabilité et achats.

Aujourd’hui 95% des acheteurs en B2B ont recours à un système d’approvisionnement en ligne (étude réalisée par le magazine Purchasing). Un marché en pleine transformation qui devrait profiter à l’e-procurement version marketplace en raison des nombreux avantages – temps, coûts, expérience utilisateurs, compétitivité, contrôle et sécurité – qu’il offre à travers son modèle centralisé. De nouvelles normes de consommation naissent au sein des transactions B2B et la marketplace y possède une réelle légitimité !